La gestión de proyectos es la planificación, implementación y seguimiento de las actividades del proyecto para cumplir los objetivos del proyecto. Mediante el eficaz control y el equilibrio de las limitaciones del alcance, cronograma, presupuesto y calidad en la tareas y servicios que cumplan o superen las expectativas del proyecto por las partes interesadas, en especial las
expectativas de donante y los beneficiarios. La gerencia de proyectos es esencialmente una manera de garantizar que el proyecto es capaz de cumplir sus objetivos en
una forma efectiva y eficaz, reduciendo los riesgos sin comprometer la calidad de sus intervenciones. Esto se logra mediante el uso de procesos,
metodologías, técnicas y herramientas estándares que permitan su aplicación en todos los proyectos de la organización.
La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo necesario, y sólo el trabajo necesario para completar el proyecto con éxito. El enfoque principal es la definición y el control de lo que esta y no está incluido en el proyecto.
Gestión del alcance es la descripción de los límites del proyecto. Define lo que el proyecto va a entregar y lo que no va a entregar. El alcance es el entendimiento que todos los interesados tienen del proyecto, es también una definición de los límites del proyecto. El propósito del control de cambio del alcance es de proteger la viabilidad del proyecto de acuerdo al contrato y definido en Marco Lógico. En otras palabras, el contrato del proyecto define el alcance del proyecto, y cualquier cambio debe tener su autorización respectiva.
Gestión del cronograma es el proceso que incluye las acciones necesarias para garantizar la conclusión oportuna del proyecto. Incluye la elaboración de un calendario que contiene todas las actividades del proyecto, es una herramienta de comunicación que informa a los interesados del proyecto sobre el estado del proyecto y da a los miembros del equipo de proyecto información, en forma de gráficos y diagramas, cuando cada actividad debe iniciar y concluir. El cronograma es creado usando estimaciones mediante un método de consenso, cada fecha del cronograma se estima, y si esas fechas no tienen el insumo de las personas que se van hacer el trabajo, el cronograma será inexacto. La gestión del cronograma incluye el procedimiento para controlar los cambios y definir quienes pueden autorizar los cambios.
La gestión de presupuesto es un conjunto de procesos necesarios para garantizar que el proyecto este dentro del presupuesto aprobado. La capacidad del proyecto de gestionar los recursos financieros obtenidos por la organización será una medida no sólo del cumplimiento de los requisitos del donante, sino también una medida de su eficiencia. Los riesgos en esta área tienen el mayor impacto para el proyecto, la organización y para los beneficiarios; una inadecuada gestión del presupuesto puede conducir a la apropiación indebida de fondos, mala asignación de los gastos y pérdidas que la organización pueda tener que cubrir utilizando sus limitados fondos irrestrictos. Planes presupuestarios mal ejecutados pueden resultar en un apuro de última hora de gastar los fondos asignados.
La gestión de la calidad es el proceso para garantizar que el proyecto satisfaga las necesidades de los beneficiarios. La calidad es definida como el compromiso de entregar los resultados del proyecto y satisfacer las expectativas de los beneficiarios, lo que significa que la calidad es, en última instancia definida por el beneficiario. La calidad no tiene que ver con la entrega de los materiales o servicios más caros; es asegurar que los resultados del proyecto son pertinentes a las necesidades de los beneficiarios, que son entregados en forma oportuna y adecuada a las condiciones en que tienen que ser utilizados. Se trata de cumplir el compromiso que el proyecto hizo en su inicio de manera de que cumpla con los objetivos
diseñados y esperados tanto por el donante como por los beneficiarios.
